Papeleta de conciliación (SMAC): cómo pedirla paso a paso

Te han despedido, o no te pagan, o te han cambiado las condiciones, y alguien te dice: «tienes que presentar una papeleta». Es un trámite corto, gratuito y obligatorio en la mayoría de casos, pero tiene reglas de plazo que hacen que presentarla tarde o mal sea uno de los errores más caros. Vamos con el procedimiento completo.

Qué es y para qué sirve

La papeleta de conciliación es un escrito sencillo con el que dices a un organismo público que tienes un conflicto con tu empresa y que quieres intentar un acuerdo. El organismo cita a ambas partes en un acto de conciliación. Si hay acuerdo, el conflicto termina ahí. Si no lo hay, o la empresa no se presenta, te entregan un acta que acredita que lo has intentado y ya puedes presentar la demanda en el Juzgado de lo Social.

Se exige para los despidos, las reclamaciones de cantidad, las modificaciones sustanciales y otros procesos laborales individuales. No hace falta en algunos casos, como los procesos de Seguridad Social, los de tutela de derechos fundamentales o los de impugnación de actos administrativos. Si dudas, presenta la papeleta: no pierdes nada y evitas que te rechacen la demanda por falta del trámite.

El plazo: lo que suspende y lo que no

En un despido, el plazo para actuar es de 20 días hábiles desde el día siguiente al despido. Presentar la papeleta suspende ese plazo: el reloj se detiene el día que la presentas y se reanuda cuando se celebra el acto o cuando pasan 15 días hábiles sin que se celebre, lo que ocurra antes.

Un ejemplo con números:

Con los 5 días ya gastados, te quedan 15 para presentar la demanda desde el día siguiente al acta. Si hubieras presentado la papeleta el día 19 de los 20, te quedaría un solo día para demandar. Presenta la papeleta cuanto antes, y consulta cómo se cuentan los 20 días hábiles.

Para las reclamaciones de cantidad (salarios que te deben), la papeleta suspende el plazo de prescripción de un año del artículo 59 del Estatuto.

Qué necesitas antes de empezar

Reúne estos datos y documentos, para no tener que parar a mitad del formulario:

1. Tus datos: nombre, DNI o NIE, domicilio, teléfono y correo.
2. Datos de la empresa: razón social o nombre del empresario, CIF y domicilio del centro de trabajo o del domicilio social. Los encuentras en tu nómina o contrato.
3. Datos laborales: fecha de inicio, categoría, salario y centro de trabajo. La nómina te sirve.
4. El hecho que reclamas: si es un despido, la fecha y cómo te lo comunicaron. Si tienes carta, adjúntala.
5. Lo que pides: en un despido, la declaración de improcedencia, o de nulidad si procede, y la readmisión o la indemnización. En una reclamación de cantidad, la suma que te deben con el concepto.

Si no conoces el nombre exacto de la empresa, puedes consultar el Registro Mercantil o preguntar a los representantes de los trabajadores. Una papeleta contra la sociedad equivocada se puede corregir, pero cuesta tiempo.

Dónde y cómo se presenta

Se presenta ante el servicio de mediación, arbitraje y conciliación de tu comunidad autónoma. El nombre cambia: SMAC, UMAC, Tribunal Laboral, servicio de conciliación del departamento de trabajo… Todos hacen lo mismo. Casi todos tienen un formulario en su web, con presentación telemática (certificado digital o Cl@ve) y la posibilidad de presentarla en persona.

Pasos habituales:

• Busca «papeleta de conciliación» en la web del departamento de trabajo de tu comunidad.
• Rellena el formulario con los datos anteriores y describe los hechos de forma clara y sin adornos.
• Presenta la papeleta y guarda el justificante con la fecha. Esa fecha es la que suspende el plazo.
• Recibirás una citación con día y hora. Se envía a ti y a la empresa.

Si no tienes certificado digital, puedes ir en persona con tu DNI. Y si no sabes cómo describir los hechos, un sindicato o el propio servicio te ayuda sin coste.

El acto de conciliación

El acto se celebra ante un funcionario, dentro de los 15 días hábiles siguientes. Puede ser presencial o por videoconferencia. No hace falta abogado, aunque puedes ir acompañado. El funcionario escucha a las dos partes y propone si hay posibilidad de acuerdo. Puede terminar de cuatro formas:

• Con avenencia: hay acuerdo. Queda recogido en el acta y se puede exigir como una sentencia. Antes de aceptar, comprueba la cantidad con cómo calcular la indemnización por despido improcedente.
• Sin avenencia: no hay acuerdo. Te dan el acta y puedes demandar.
• Intentado sin efecto: la empresa no comparece. Es lo mismo a efectos procesales: puedes demandar.
• Desistimiento: si tú no vas, se archiva y no se te da por intentada. Si no puedes asistir, avisa y pide un aplazamiento.

Si la empresa no comparece, aun así tendrás el acta que acredita el intento, con el que presentar la demanda. Si la empresa no comparece sin causa justificada y después pierde el juicio, la ley prevé que pueda imponerse una multa y las costas.

Los errores más comunes

• Esperar al último día. Presentarla el día 19 de 20 te deja con un día después de la conciliación. Lo prudente es presentarla en la primera semana.
• Poner mal el nombre de la empresa. Si te equivocas, pide corregirla antes de la cita.
• No guardar el justificante. Es tu prueba de que suspendiste el plazo.
• Firmar una avenencia sin hacer números. Es la cantidad que se pacta la que cuenta, no la que parece razonable en el momento.
• Olvidar el paro. Tienes 15 días hábiles desde el cese para pedirlo, y la conciliación no suspende ese plazo.
• No asistir al acto sin avisar. Se archiva sin efecto y puede dejarte sin acta.

Casos frecuentes

No sé el nombre completo de mi empresa. Es más común de lo que parece. El nombre comercial («Bar Pepe») no siempre coincide con el de la sociedad («Hostelería Pepe S.L.»). Búscalo en tu contrato, en la nómina o en el certificado de empresa. Si no lo tienes, consulta la vida laboral y el CIF, o pregunta a los representantes de los trabajadores. Si la papeleta va contra el nombre equivocado, puede corregirse, pero es mejor acertar a la primera.

Mi empresa ha cerrado. Se puede presentar la papeleta igual, contra el titular o la sociedad. Si hay concurso de acreedores, el procedimiento puede cambiar, y la reclamación se canaliza por el concurso. En ese caso, además, puede intervenir el FOGASA.

Trabajaba para una subcontrata. Puedes reclamar a tu empleador directo y, en algunos casos, también a la empresa principal, que puede tener responsabilidad solidaria. Nómbralas a ambas en la papeleta si tienes dudas, y consulta con un sindicato.

Reclamo varias cosas a la vez. Puedes acumular en una papeleta el despido y las cantidades que te deben, indicando cada concepto. Pero recuerda que cada reclamación tiene su plazo: 20 días hábiles para el despido, un año para las cantidades.

Trabajo en Cataluña, País Vasco u otra comunidad con servicio propio. El organismo cambia (Departament d’Empresa i Treball, PRECO, etc.), pero el trámite es equivalente. Busca el servicio de tu comunidad en su sede electrónica y revisa el formulario.

Modelo de redacción de los hechos

La parte que más cuesta es describir lo ocurrido. Una redacción clara y sin adornos:

Hechos: La persona demandante presta servicios para la empresa desde el [fecha], con categoría de [categoría] y un salario de [importe] euros brutos mensuales. El [fecha], la empresa le comunicó [verbalmente / por carta] el despido con efectos de [fecha], sin que existiera causa que lo justifique. Se solicita que se declare la improcedencia del despido y se condene a la empresa a la readmisión o al pago de la indemnización correspondiente.

Para una reclamación de cantidad: «La empresa adeuda las nóminas de [meses], por un importe de [cantidad] euros brutos, más el interés por mora.» Menos es más: los detalles los das en el acto.

Qué llevar al acto de conciliación

• DNI o NIE y copia de la papeleta con el justificante de presentación.
• Contrato, últimas nóminas y vida laboral.
• Carta de despido, si la hay, o pruebas del despido verbal.
• El cálculo de lo que reclamas. Una hoja con la antigüedad, el salario diario y la operación te evita improvisar.
• Si vas acompañado, los datos de quien te asiste.

Preguntas que se repiten

• ¿Qué pasa si la empresa propone pagar menos? Puedes rechazarlo. Si hay avenencia, es definitiva; si no, tienes el acta para demandar. No aceptes por cansancio.
• ¿Puedo desistir? Sí, retirar la papeleta es posible, pero el plazo ya ha corrido. Piénsalo antes.
• ¿Cuánto cuesta? La conciliación es gratuita. Los costes aparecen si contratas abogado o procurador, que no son obligatorios en esta fase.
• ¿Qué pasa si la empresa no recibe la citación? Se intenta notificar; si no se logra, puede declararse intentada sin efecto. Comprueba que la dirección es correcta.

Lo que yo haría

Presentaría la papeleta en los dos o tres primeros días hábiles, aunque aún no tuviera clara la cuantía. Una papeleta bien presentada se puede corregir; un plazo perdido, no. Pediría siempre el justificante, lo guardaría en el correo y en el móvil, y llevaría al acto mi nómina, mi contrato y el cálculo de lo que me corresponde. Si la empresa propone una cantidad menor, pediría un día para pensarlo: la mayoría de los funcionarios lo permiten, y un acuerdo firmado ya no se puede deshacer.

Dónde sigue

Si el despido fue de palabra, mira qué hacer ante un despido verbal. Si tienes carta, comprueba que cumple lo exigido en qué debe decir la carta de despido. Y para el cálculo de lo que podrías cobrar, la calculadora de indemnización por despido.

Si la conciliación no funciona, el siguiente paso es demandar por despido paso a paso. Ojo si te despidieron de vacaciones: el plazo corre igual.